Như mọi người đã biết, Gmail là một trong những dịch vụ Email tốt nhất hiện nay, bởi nó cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn miễn phí và người đứng đầu cung cấp dịch vụ này chính là Google. Giờ đây, với Gmail các bạn có thể sử dụng nó vào mục đích cá nhân hoặc công việc tùy ý mình.
Và có một câu hỏi mà mình đặt ra trong bài viết này đó chính là “Bạn đã biết được bao nhiêu tính năng thú vị của Gmail rồi?” Nếu bạn vẫn chưa có câu trả lời chính thức, vậy thì bạn hãy dành vài phút để tham khảo hết bài viết này nha. Hôm nay, Tải Phần Mềm Nhanh sẽ đề cập đến những tính năng thú vị của Gmail mà nhiều người dùng chưa biết đến.
Advertisements
Giới thiệu và Những tính năng thú vị của Gmail
CHÚ Ý: Bài viết này được thực hiện bởi Xuân Min, thành viên của website taiphanmemnhanh.com – Tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tới các bạn đọc những tính năng ẩn hay ho trên gmail mà bạn chưa biết đến. Xin mời các bạn đọc theo dõi nội dung chi tiết hơn ở những mục sau đây.
Tổng hợp các tính năng thú vị của Gmail có thể bạn chưa biết
1. NHẬN LỜI NHẮC ĐÍNH KÈM
Nếu bạn thường quên thêm tệp đính kèm, hãy bắt đầu với mỗi email bằng dòng sau: “Tôi đã đính kèm tệp”. Sau đó, nếu bạn quên không thêm tệp đính kèm trước khi nhấn nút Gửi, Gmail sẽ nhắc bạn thêm chúng.
Tất nhiên, hãy nhớ xóa dòng “Tôi đã đính kèm tệp” bạn vừa viết sau khi bạn đã tải các tệp cần tải lên.
2. TẮT THÔNG BÁO VỚI MỘT NHÓM EMAIL
Dịch vụ Gmail hỗ trợ rất tốt email theo nhóm, mỗi email gửi tới đều được thông báo tới toàn bộ thành viên. Tuy nhiên khi mọi người cùng trả lời và nhân “Reply All” sẽ gây ra tình trạng bị hiện thông báo liên tục, làm mất tập trung với những email quan trọng khác. Bạn sẽ phải tạm chấp nhận việc phiền nhiễu trên, nhưng Gmail đã cung cấp công cụ giải quyết vấn đề này.
Khi bạn muốn ưu tiên những email khác và hạn chế thông báo từ chủ đề mail cũ, chỉ cần mở thư, nhấn vào “More” trên thanh công cụ và chọn “Mute”.
Sau khi thực hiện, toàn bộ thông báo từ nhóm email đó sẽ bị tắt, bạn vẫn có thể đọc email khi có nhu cầu bằng cách vào hộp thư.
3. TẠO DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM TỪ HỘP THƯ ĐẾN
Nhiều người dùng thường có thói quen dành nhiều thời gian phân loại thông qua email giải quyết những việc cần làm. Tồi tệ hơn, nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào email, có thể quên mất hạn cuối của công việc.
Vì thế, để tiết kiệm thời gian và tránh bị lỡ thời hạn, Xuân Min khuyên các bạn nên sử dụng tính năng danh sách tác vụ của Gmail. Tạo tác vụ từ Gmail mà bạn có thể hiển thị trên lịch của bạn. Điều đó thật dễ dàng, bạn có thể mở danh sách tác vụ khi bạn sắp xếp thông qua email.
Hình ảnh minh họa sau đây là danh sách việc cần làm mà mình đã thực hiện bằng cách sử dụng tính năng danh sách tác vụ của Gmail, các bạn đọc có thể tham khảo qua nha:
Nhưng, bạn đọc cần chú ý rằng mình đã sắp xếp danh sách theo ngày, vì vậy mình sẽ không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào đến hạn khi tôi sắp xếp thông qua email.
4. HIỂN THỊ CÁC EMAIL CŨ NHẤT TRƯỚC
Phần bit nhỏ xíu trong văn bản cho biết số lượng email trong trang không thể click vào được, nhưng sự thực thì có thể đấy. Bạn nên nhấp chuột vào và Gmail sẽ sắp xếp email của bạn từ cũ nhất cho tới mới nhất, điều trái ngược với sự sắp xếp mặc định bạn thường thấy. Việc này sẽ giúp bạn lọc và xóa các email cũ mà bạn không cần nữa. Bạn luôn có thể thiết lập lại lại thứ tự sắp xếp thông thường.
Bận cần chú ý rằng tính năng sắp xếp này sẽ xuất hiện dưới các nút màu xám trên các trang nhất định như trong thanh kết quả tìm kiếm.
5. CHẶN TIN NHẮN TỪ MỘT NGƯỜI GỬI
Trường hợp bạn không muốn nhận bất kỳ một tin nhắn từ một hoặc nhiều Email nào đó, vậy tại sao bạn không chặn đi những tài khoản email đó nhỉ? Các bạn có thể chặn các tin nhắn từ một số liên lạc cụ thể trong Gmail.
Hình ảnh minh họa sau đây là cách mà mình sử dụng tính năng chặn tin nhắn từ một người nào đó:
Tuy nhiên, mình không thực sự muốn dừng nhận tin nhắn từ các tài khoản email khác của tôi. Vì vậy, một lúc sau mình hủy chặn thư của chính mình.
Vậy là giờ đây, nếu có ai đó liên tục gửi thư cho bạn nhưng bạn không muốn hoặc không cần thiết. Hãy loại bỏ thư của họ ra khỏi hộp thư của bạn bằng cách sử dụng tính năng chặn tin nhắn của Gmail nhé.
6. ƯU TIÊN HỘP THƯ ĐẾN CỦA BẠN
Gmail cho phép bạn chia hộp thư đến thành các phần dễ scan dựa theo loại email ưu tiên. Di chuột qua liên kết hộp thư đến trong thanh công cụ và bạn sẽ thấy một mũi tên nhỏ chỉ xuống xuất hiện. Nó ẩn đi một số ít định dạng hộp thư đến mà bạn có thể chọn. Ví dụ: bạn có thể chọn tính năng để chỉ các thư được gắn dấu sao hoặc chỉ những thư chưa đọc được sắp xếp ở trên đầu.
7. ĐĂNG XUẤT GMAIL TỪ XA
Vào một lúc nào đó, chẳng may bạn đăng nhập Gmail để làm việc tại văn phòng hoặc buộc phải check mail nơi công cộng nhưng khi về nhà mới nhớ ra chưa đăng xuất tài khoản Gmail của mình.
Bạn đang lo sợ thông tin trong email nếu bị lộ có thể gây ra bất lợi cho bạn và công ty. Vậy thì bạn cũng đừng lo lắng quá nha. Khi gặp phải trường hợp kể trên, hãy bình tĩnh tìm cách giải quyết, và bạn có thể đăng xuất tài khoản từ gmail xa bằng các bước chỉ dẫn sau đây:
BƯỚC 1: Trên tài khoản Google Gmail mà bạn đang sử dụng ở laptop hoặc máy tính cá nhân, bạn hãy kéo xuống cuối giao diện Gmail, bạn sẽ thấy dòng “Hoạt động gần nhất cách đây: XX giờ trước”. (Trong đó XX là thời gian hoạt động tài khoản gần nhất)
BƯỚC 2:
Các bạn hãy nhấn vào dòng chữ “Chi tiết”.
BƯỚC CUỐI CÙNG: Ở bước này, bạn sẽ thấy cửa sổ mới hiện lên liệt kê chi tiết những thiết bị đã đăng nhập vào tài khoản Gmail ở từng khoảng thời gian. Từ đây bạn cũng có thể đăng xuất khỏi các máy trước đó.
8. XỬ LÝ EMAIL TỪ NHIỀU TRANG CÙNG LÚC
Trường hợp bạn muốn di chuyển, xóa, hoặc xử lý một loạt các email có bất kỳ nhãn nào, bạn có thể làm theo từng trang một. Tất nhiên nó không sai nhưng thật vất vả đấy.
Thật dễ dàng bỏ lỡ link cho phép bạn chọn tất cả các email trong nhãn đó chỉ bằng một cú nhấp chuột duy nhất. Nó xuất hiện trong khoảng trống giữa thanh menu và email của bạn khi bạn chọn tính năng All checkbox, và nó có định dạng trông giống thể này: “Select all number_of conversations in label_name”
9. GẮN NHÃN MÀU CHO CÁC THƯ
Việc phân loại hòm thư Gmail của bạn vào các nhãn là một cách tuyệt vời để bạn nhanh chóng tìm thấy những thư bạn cần. Không những thế, việc tạo màu sắc cho nhãn sẽ thuận tiện hơn cho những bước sau này. Tính năng này của Gmail là một cách trực quan hiển thị thông tin khi nhìn đầu tiên.
Bạn có thể chỉ định một màu duy nhất cho mỗi nhãn Gmail và thậm chí tạo ra màu sắc tùy ý của riêng bạn.
Bạn có thể xem qua hình ảnh minh họa sau, và bạn sẽ dễ dàng nhận ra mình mình đã áp dụng màu đỏ đến thư cần hiển thị:
10. TẠO THƯ TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG
Thư trả lời tự động trông có vẻ rập khuôn nhưng chúng có thể tránh gây hiểu lầm. Nếu bạn bỏ lỡ công việc mà không kiểm tra email được. Vậy thì bạn sử dụng tính năng này là coi như là một cách hay để liên lạc ngoại tuyến và nói lên lý do bạn không thể trả lời thư ngay được.
May mắn thay, Gmail có một số tính năng hay giúp tạo thư trả lời tự động dễ dàng cài đặt và sử dụng. Thêm vào đó, bạn có thể giới hạn thư trả lời tự động đến danh bạ mà bạn chỉ định trong thời gian bạn vắng mặt đối với người lạ gửi thư đến.
Dưới đây là cách thiết lập thư Gmail trả lời tự động khi mình đang ở trong kỳ nghỉ lễ, bạn đọc có thể tham khảo qua:
Tóm lại là từ bây giờ trở đi, sử dụng Gmail có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc của bạn với những tính năng hữu ích của Gmail/Email. Những tính năng kể trên hứa hẹn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giúp cho tài khoản của bạn bảo mật hơn và vui hơn trong công việc.
LỜI KẾT
Vì bài viết có giới hạn, cho nên mình chỉ tóm tắt, tổng hợp lại và chia sẻ tới các bạn đọc 10 tính năng ẩn thú vị nhất của Gmail để chia sẻ lại tới mọi người. Mặc dù Gmail đã tồn tại từ rất lâu rồi, nhưng một số tính năng của Gmail vẫn có khả năng làm các bạn ngạc nhiên đó. Bởi vì chúng bị ẩn đi cho đến khi bạn tìm kiếm chúng, giống như những tính năng chưa được sử dụng của Google vậy.
Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để tham khảo hết bài viết trên đây của mình, hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với những bạn đang muốn khám phá thêm nhiều tính năng ẩn thú vị, hay ho của Gmail. Nếu bạn có bất kì thủ thuật Gmail nào muốn chia sẻ, hãy đưa ra những ý kiến đóng góp ở bên dưới nhé!
Và bạn đọc đừng quên ấn nút LIKE & SHARE bài viết này để nhiều người khác cùng biết đến nha!
Tải Phần Mềm Nhanh – Chúc các bạn thực hiện thành công!
